Por: Márluz Villani

O mercado, atualmente, exige das empresas mais foco nas estratégias e, muitas vezes, demandar tempo com atividades internas, que são essenciais para o bom funcionamento da empresa, mas não trazem retorno financeiro, podem interferir no crescimento da organização. Com isso, surge a importância de se terceirizar algumas atividades, o que vai aumentar o tempo para gerir estrategicamente, além de ser uma forma de reduzir custos e melhorar a eficiência das atividades rotineiras. Um dos primeiros serviços que se busca terceirizar é referente ao setor de TI, mais precisamente o serviço de impressões. Frente a isso, vemos a importância de se contratar uma empresa para realizar o outsourcing de impressão.

Os documentos de uma empresa são os itens mais valiosos que ela possui, portanto, contratar uma empresa séria e que vai prestar um serviço de qualidade é fundamental para garantir que você não terá problemas no futuro. Mas, como escolher um fornecedor de outsourcing de impressão? Aqui vão algumas dicas cruciais, que reduzem ou até eliminam o risco de se contratar uma empresa que não prestará um serviço bacana.

Pesquise!

Busque no Google o máximo de informações que você conseguir sobre a empresa. Entre no site, leia sobre o que a empresa oferece, pesquise no Reclame Aqui, nas redes sociais, enfim… Tente encontrar o máximo de referências na internet. Pode ser que a empresa peque na sua maior demanda e tenha outros serviços fantásticos, mas que não te atendem. Se for possível, peça referências de outros clientes para a empresa.

Avalie não só o custo, mas também o benefício

Obviamente o preço cobrado pelo serviço é um dos fatores que mais nos influenciam na escolha de um fornecedor, mas avalie bem o que está sendo oferecido por aquele preço. Muitas vezes o menor preço não inclui um serviço essencial, que precisa ser pago à parte e o menor preço vai se tornar o maior. Verifique também se aquele preço é compatível com o que é praticado no mercado. Desconfie de orçamentos incrivelmente baixos, pois nenhuma empresa trabalha para ficar no prejuízo, então não faz sentido que um serviço fique mais barato do que o custo que ele gera. Com certeza alguma promessa feita na hora da contratação não será cumprida. Aí entra a próxima dica!

Não caia no papo de vendedor!

No momento da contratação, tudo são flores. A empresa se apresenta como a melhor do mundo, como se nunca tivesse ocorrido nenhum problema. Toda empresa possui pontos de melhoria que podem ser ajustados, mas mais importante do que achar uma empresa sem defeitos é compreender como ela faz para melhorar os pontos e como ela te atenderá quando ocorrer alguma coisa. Fique atento também às promessas! Pergunte-se: é possível cumprir isso que está sendo prometido? Com este orçamento, é possível incluir apenas equipamentos novos? O custo do equipamento novo é condizente com este valor que está sendo cobrado? Cuidado para não levar gato por lebre! Muitas empresas oferecem um teste antes da assinatura do contrato, verifique essa possibilidade e faça um piloto para ter certeza de que você será bem atendido.

Atente-se ao contrato

Antes de contratar a empresa, verifique se todos os itens acordados estão em contrato. Leia tudo com atenção e não deixe passar nada. Assegure-se do serviço contratado juridicamente para não ter problemas futuros com o atendimento e para não precisar cancelar o serviço e ter custos com multas.    

Qualidade dos equipamentos

Opte por trabalhar com equipamentos de marcas conhecidas no mercado, cuja manutenção é menor. Verifique com o fornecedor sobre a capacidade de cada máquina e busque otimizar cada um dos equipamentos do seu projeto. Ah! Confira com o seu fornecedor a condição dos equipamentos, principalmente se eles forem seminovos.

Verifique os prazos de atendimento

Muitos fornecedores oferecem um prazo de atendimento excepcional, mas não falam a respeito de prazo de solução. Esse sim é o mais importante, pois o fornecedor pode te atender muito rapidamente, mas demorar para te retornar com o equipamento funcionando plenamente. Confira também o SLA (Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço), que nada mais é do que um modelo de contrato utilizado pelas empresas, com o objetivo de garantir que tudo que foi acordado será cumprido. Algumas empresas conseguem acessar relatórios de SLA, tempo médio de atendimento e solução. Se possível, peça para ver os relatórios antes de fechar contrato.

Pense no futuro

Verifique com o fornecedor o que ele oferece no que se refere à reengenharia de impressão. Procure criar um projeto de redução de páginas impressas, através de políticas de uso, gerenciamento de impressão e softwares de gestão e soluções de transformação digital.