Por: Márluz Villani

O mercado hoje, em qualquer área de negócio, clama por eficiência, agilidade e redução de custos. Pensando-se em cada setor de uma empresa, a necessidade de se buscar esses três fatores vai desde as áreas estratégicas até as áreas mais operacionais. E desenvolver técnicas e aplicar conceitos que questionam o modo de fazer atual, buscando evolução nos processos empresariais é algo essencial para o crescimento das empresas.

No início da década de 90, Michael Hammer e James Champy começaram a falar sobre um novo sistema administrativo, chamado de reengenharia. O termo, muito utilizado no âmbito empresarial, ganhou destaque entre o setor de impressão e documentos, pois traz em seu significado a essência do outsourcing de impressão: otimizar o parque de impressões das empresas. Reengenharia significa redesenho, readequação, com o objetivo de se repensar os processos e estruturas da empresa para alavancar os negócios.

Quando se fala em outsourcing de impressão, a reengenharia busca a otimização do parque de impressoras, através da melhor distribuição de máquinas pela empresa. Quando se propõe um projeto de reengenharia de impressão, normalmente são encontradas máquinas nas mesas dos usuários e impressoras por setor, o que pode trazer um sentimento de posse sobre a impressora e um excesso de impressão pela alta disponibilidade de equipamentos associada a ausência de controle e gestão de impressão. Além disso, o aumento no número de máquinas leva a necessidade de maior investimento, aumenta o custo final do projeto e demanda mais quantidade de toner, o que por consequência gera mais trabalho com logística, demanda maior de espaço físico para armazenamento, mais gasto de tempo, dinheiro e consumo de energia. Equipamentos mal dimensionados podem estar produzindo aquém ou além de sua capacidade e exercendo funções que não atendem à necessidade real do setor.

E quais são as vantagens da reengenharia de impressão?

– Melhor distribuição de máquinas pela empresa, liberando espaços antes ocupados.

– Dimensionamento do equipamento condizente com o volume de impressão, o que proporciona melhor aproveitamento do investimento e diminui a quantidade de paradas técnicas para manutenção, aumentando a disponibilidade de uso da impressora/multifuncional.

– Dimensionamento correto das funções do equipamento para o setor otimiza investimentos e melhora resultados operacionais.

– Redução geral no volume de impressão. O funcionário diminui a quantidade de impressão por causa do deslocamento.

– A possibilidade de implantação de software de gerenciamento de impressão para liberação das páginas impressas com uso de senha, o que elimina os desperdícios de impressões erradas e desnecessárias.

Para realizar a reengenharia no setor de documentos e impressões de uma empresa, deve-se contar com o apoio de uma empresa especializada, afinal, trata-se de uma área de extrema importância dentro de uma instituição e precisa ser feita de forma inteligente e eficaz. De nada adianta criar ilhas de impressão que não atendem às necessidades dos stakeholders, não estão de acordo com a infraestrutura física da empresa ou vão de encontro aos processos internos. É necessário considerar alguns pontos, como a cultura da empresa, a quantidade e a distribuição dos equipamentos, o volume de impressão e as funções demandadas de cada modelo de máquina, além da necessidade de software de gerenciamento de impressão para liberação por senha. Com tantos fatores a serem considerados, avalie bem o seu fornecedor de impressão e criem juntos um projeto que vai otimizar o trabalho, reduzir o volume de impressões e, consequentemente, reduzir os custos da empresa.