Por: Márluz Villani

É muito comum, no ambiente de negócios brasileiro, você se deparar com algumas expressões e termos em inglês para designar os mais diversos tipos de produtos, serviços ou até mesmo para substituir as palavras em português e trazer um ar mais sofisticado. Talvez por isso, você já esteja familiarizado com termos como business, budget, branding, dentre muitos outros. Mas você já ouviu falar de outsourcing? A palavra em inglês, em sua tradução pura e simples, significa terceirização. Mas, quando se trata de outsourcing de impressão, apenas terceirização é o que se espera?

O outsourcing de impressão (também conhecido como aluguel de impressoras) consiste na locação dos equipamentos de impressão, sejam eles impressoras, multifuncionais, scanners ou equipamentos de grande porte para impressões específicas, mas a terceirização do serviço implica muito mais do que apenas designar uma empresa do ramo para assumir este papel em uma organização.

Quando se fala em terceirizar um serviço ou um setor de uma empresa, é comum que se tenha uma falsa impressão de que não é mais necessário se preocupar com o gerenciamento desta área, mas engana-se quem acredita que contratar este serviço no setor de TI vá tirar a necessidade de acompanhamento e mensuração. O outsourcing é efetivo quando se tem um projeto bem planejado e bem executado, utilizando este recurso não só para tirar a preocupação de manutenção dos equipamentos e troca de insumos, como também para entender o fluxo de processos da empresa e reduzir a quantidade de papel impresso e, consequentemente, os custos.

Todas as empresas desejam redução de custos e tentam enxugar ao máximo o orçamento, portanto, o primeiro benefício que se enxerga ao aderir ao outsourcing de impressão é a redução de custos. Mas como isso é possível pagando mensalmente pelas impressões feitas, quando se pode comprar um equipamento e ter um custo mensal apenas com o toner? A resposta é simples: com o outsourcing a empresa consegue maior controle, portanto pode entender onde ocorre o maior fluxo e se ele é necessário, além de conseguir reduzir o número de máquinas através do que se chama de reengenharia de impressão. Esta reengenharia avalia a necessidade de cada equipamento e a capacidade de cada máquina, o que permite reduzir, de acordo com o IDC (International Data Corporation), cerca de 60% dos custos com hardware e 30% dos custos com energia elétrica. Além disso, a empresa especializada em outsourcing, consegue direcionar o equipamento ideal, com toner mais barato e que requer menos manutenção, reduzindo em cerca de 20% os custos com insumos e 14% os custos com suporte técnico. Somando-se a redução dos custos em cada aspecto, pode-se chegar a uma redução global de até 30%.

E as vantagens do outsourcing não param por aí. Imagine-se na seguinte situação: você está com sua empresa a todo vapor quando um dos seus equipamentos de impressão mais importantes estraga. O tempo para acionar um técnico especializado somado ao tempo para comprar alguma peça, se for necessário, mais o prazo para conclusão do serviço pode não ser suficiente e gerar uma perda irreparável. Estes problemas são eliminados quando se contrata o serviço de outsourcing. As empresas possuem tempo de solução bem rápido, além de contarem com equipamentos de backup para que você não tenha que esperar pelo conserto.

Com tantas vantagens, desde as pequenas empresas até as grandes instituições já utilizam esse serviço, que cada vez mais tende a crescer, incorporando, além da locação dos equipamentos, softwares de gerenciamento e armazenamento de arquivos. O outsourcing de impressão já é uma tendência de mercado para aqueles que demandam mais organização, rapidez e redução de custos. Pra que perder tempo com uma demanda que não traz lucros à empresa, enquanto se pode direcionar os esforços para alcançar crescimento na atividade fim? Trabalhe focado no que te traz resultados e deixe que uma empresa especializada resolva seus problemas de impressão.